Как устроена роль закупщика в Декатлон?

RS? Retail Supplier? Отдел закупок? Мы часто слышим эти слова, однако как именно всё это работает, знают немногие. Алексей Еременко и Антон Фролов, закупщики из отдела плавания, взялись объяснить всё просто и доступно.

Алексей работает в Декатлон 2 года. Занимается плаванием, в последнее время – на открытой воде.

Антон работает в закупках в Декатлон с 2014 года. Также плавает (что неудивительно), играет в футбол, а в прошлом занимался единоборствами и фитнесом.

Чтобы понять, как устроена роль закупщика, Антон предлагает переместиться назад в прошлое на Восток, где наш друг Сулейман открывает свою лавку товаров.

Сулейман знает, что чтобы успешно развивать свой магазин, необходимо разделить работу закупщика (в маленьком магазине Сулейман сам выполняет эту роль) на пять этапов. Эти пять этапов прекрасно укладываются в пять рабочих дней недели. Первый носит название Monday-check, второй включает взаимодействие с магазинами, третий – прогнозирование продаж, четвертый – это коммуникация с поставщиками и, наконец, пятый – собственное развитие.

Пройдемся по дням недели и выясним, чем именно там занимается закупщик.

Понедельник

В понедельник Сулейман открывает магазин и анализирует, сколько у него в распоряжении денег (свободных финансов), прогнозирует, сколько штук будет продаваться еженедельно, и рассчитывает, какое количество товара ему нужно приобрести. «Все свои расходы Сулейман будет записывать в амбарную книгу – вести учет», - объясняет Антон.

Декатлон работает по похожему принципу, рассказывает Алексей: «Основа любого бизнеса – это деньги, поэтому мы в DMI также начинаем с них. Амбарная книга нами забыта, у нас есть продвинутые выгрузки, которые анализируют экономические показатели прошлой недели. Благодаря им мы понимаем, какие товары в каком количестве мы продали, сколько свободных денег освободилось, и формируем бюджет закупок».

Чтобы распланировать бюджет на неделю, необходимо составить прогноз продаж. Сулейман для этого обращается к звездочетам, а в DMI вместно них есть продвинутые инструменты для прогноза.

«Например, наш программист создал инструмент, который позволяет анализировать прогноз погоды и привязывать к этому прогнозу покупательскую активность в городах нашего присутствия. Так мы можем точнее представлять, когда и в каких регионах ожидать всплеска спроса и доставлять туда товар, и наоборот», - объясняет Алексей.

Как только прогноз продаж на неделю готов, можно закупать товары и выстраивать прогнозирование на год вперед и более.

Бывают, однако, непредвиденные ситуации, которые могут нарушить наши планы по продажам, говорит Антон. Например, в лавке Сулеймана закончилась гречка, а страна, откуда ее привозили, закрыта – неизвестно, надолго ли. Сулейман выходит из ситуации, заменив гречку на рис. Он закупает рис у лучших купцов из Азии и рассказывает покупателям, что рис – лучший долгий углевод в мире.

«В Декатлон по понедельникам мы также уделяем большое внимание товарам 5/40 – тем, что приносят нам основной товарооборот», - говорит Алексей. Это необходимо делать в понедельник, чтобы было больше времени для маневров и замен, если они необходимы.

Вторник

В этот день начинается взаимодействие с магазинами. Закупщик должен сообщить им о принятых в понедельник решениях.

«Скажем, Сулейман обнаружил, что ковры в его лавке очень плохо продаются, - продолжает свою историю Антон, - Он приходит в магазин и видит, что ковры не развешены в лавке, а сложены где-то внутри. Совместно с продавцом он это исправляет, и они презентует ковры так, чтобы все их видели». Как видите, взаимодействие помогает.

Так же работает Декатлон. «Допустим, в понедельник мы поняли, что какие-то товары в определенных магазинах не следуют тренду всей страны, - рассказывает Алексей, - Например, сейчас сезон для купальников, и везде они хорошо продаются, но в ряде магазинов почему-то нет. Мы связываемся с этими магазинами, спрашиваем, как они продвигают данные товары, договариваемся об изменениях, а затем следим за результатами».

Спустя какое-то время, однако, Сулейман снова посещает свою лавку и видит, что ковров там стало очень много, и они почти не продаются. Он решает сократить заказы на ковры и заказать более актуальный товар.

Декатлон следит подобным образом за каждым своим магазином: «Мы отслеживаем прогноз продаж отдельного магазина, видим, где не хватает товара для потенциала продаж, а где товара приходит слишком много», - рассказывает Алексей.

В этом закупщикам помогает такой показатель, как DIF – коэффициент прогноза. Он зависит от погодных условий, надвигающихся праздников и прочих событий. Вы можете ставить DIF локально, на отдельные магазины, или даже на группу товаров.

Среда

В третий день закупщику нужно составить прогноз на более длительное время, не только на неделю, а на год-два вперед, чтобы понимать, как быстро будут возвращаться инвестиции, которые были вложены.

Сулейман теперь знает, какие товары в его лавке продаются плохо, а какие хорошо, и может посчитать, на сколько дней продаж ему хватит каждой группы товаров. И предпринимает действия: заказывает то, что уже заканчивается, на то, чего много, делает заказ позже или вообще не делает.

Так же делает и Декатлон: «мы выстраиваем прогнозирование на год, понимаем, какие товары требуют дополнительного внимания и планируем коммерческие активности: Back to club, Back to school, Opeco и т. д.», - рассказывает Алексей.

Выстраивая прогнозирование, закупщик использует такое правило: 4 недели в прошлом = 4 недели в будущем. То есть прошлые недели в продажах подсказывают, какой сейчас тренд. Тут есть исключения, особенно в сезонных видах спорта, но в целом это работает. И закупщики дают обязательство, что прогноз будет исполнен.

Четверг

Время поделиться длительным прогнозом со всеми участниками производства. Тут важно, чтобы все находились в общем информационном поле.

В лавке Сулеймана с этим пока плохо. В магазине совсем закончились яблоки. Сулейман связывается с поставщиком и спрашивает о сроках доставки. Но у поставщика тоже они закончились, и поставщик пишет фермеру, у которого он заказывал яблоки еще в прошлом месяце. А тот, оказывается, забыл об этом заказе, и ничего у него нет. Не лучший пример взаимодействия.

В таких переговорах участвует три стороны: RS (retail suppler) – это люди, которые отвечают за правильный прогноз продаж, из которого выстраивается прогноз закупок. Второй участник – CPM (customer procurement manager) – это человек, который ведет коммуникацию между RS и стороной на производстве. SPL (supply-production leader) – это человек на производстве и ведет план по производству, контактируя с фабрикой.

Пятница

«Тут мы уделяем больше времени собственному образованию», - рассказывает Алексей. По его словам, процесс обучения в DMI никогда не заканчивается.

Чтобы открыть свою лавку, Сулейман прочел много книг. Так делают и в Декатлон: первые 6 месяцев – это интенсивное обучение, множество тренингов, где закупщикам нужно изучить множество инструментов.

«По истечении этих 6 месяцев, когда мы полностью изучили свой периметр, мы начинаем общаться с другими отделами, изучая их полезные практики. Делаем мы это в формате мастер-классов и коучингов», - рассказывает Алексей.

У Сулеймана дела обстоят схожим образом: чтобы улучшить свои знания и торговлю в лавке, Сулейман проводит сотни часов в общении с мудрецами. Набравшись опыта, он готов применять свои знания в деле. Например, раньше он закупал фрукты у фермера из соседнего города, но путь туда был нелегкий. Он это понимает и находит более удобного поставщика в своем городе, что значительно сокращает время доставки товаров и избавляет от рисков.

В Декатлон есть похожий опыт. «К примеру, в плавании стартовая модель тапочек для бассейна 3 года назад производилась в Китае, - говорит Алексей, - Мы поняли, что потенциал у нее большой, и перевели производство в Россию, в Киров, после чего продажи модели выросли больше чем в 30 раз. Сейчас это первая модель по товарообороту в плавании».

Как видите, в любую эпоху и в любом уголке мира роль закупщика играет важную роль в прогрессе компании. Конечно, в этой работе множество подводных камней и тонкостей – не зря же к должности готовятся 6 месяцев и советуются с мудрецами! Тем не менее, основы работы закупщика вам теперь известны, – а остальное уже в ваших силах.